❓Qué hace
Contacta automáticamente por llamada telefónica y/o por Whatsapp a los pacientes para recordarles las citas y que en la propia llamada confirmen, cancelen o reagenden.
🚀 Cómo ponerlo en marcha
1. Seleccionar y crear un agente de recordador de citas
2. Configurar el mismo
Configuración
a. Indicar un nombre, voz y centro para el agente de recordatorios.
b. Introducir el mensaje inicial para el agente y el periodo de antelación para recordar las citas.
c. Indicar si queremos que el agente contacte en fin de semana. Aquí también se incluyen los festivos, que se configuran desde "centro". Si se desactiva esta pestaña y el periodo de antelación es un día, las citas del lunes se recordarán el viernes.
d. Instrucciones adicionales: no es necesario poner nada para que el agente funcione. Si se quiere, se le pueden dar indicaciones adicionales como cierta información a recordar según el tipo de cita.
Para probar el agente se puede dar a "probar agente". Ahí se introduce nuestro número de teléfono para recibir una llamada de demostración. Habrá que seleccionar una fecha y darle a buscar citas.
Nota: el agente hace tres llamadas para recordar la cita. En caso de atenderse la llamada y de responderse al agente, no se harán las siguientes. Con el Whatsapp activado se envía un primer Whatsapp por la mañana antes de las llamadas. En caso de responder por el Whatsapp, las llamadas no se harían.
Avanzado
Explicación de los apartados:
Disponibilidad mejorada: identificar, en caso de existir, turnos en la agenda que están cubiertos por "citas falsas" y que queremos que el agente las considere como huecos posibles.
Instrucciones para omitir citas: indicar si hay citas que no queremos que el agente recuerde.
Mensaje de voz: para personalizar el mensaje a dejar en el buzón de voz en caso de que el paciente no coja la llamada.
Control de llamadas: indicar si queremos que se recuerden solo las citas del día objetivo o todas hasta ese día.
Transferencia de llamadas: añadir reglas en caso de que queramos que el agente, ante diferentes situaciones, transfiera alguna llamada.
📲Cómo configurar el Whatsapp
📲Cómo configurar el Whatsapp
Hay que ir a al centro vinculado al agente y pulsar en Whatsapp. Una vez dentro, habrá que entrar en la cuenta Business de Meta. Para configurar el Whatsapp en Ovianta, leer este artículo.
Beneficios de este agente
Reducción de No Shows (absentismo) y aumento de confirmaciones de citas.
Liberación de tareas al personal de administración.
Mejora de la experiencia del paciente.