El Optimizador de agenda es un agente de voz que vigila tu calendario y detecta los huecos que se liberan (una cancelación, un hueco que queda libre) y llama automáticamente por teléfono a pacientes de una lista de espera para ofrecerles una cita más temprana. Así tu agenda se mantiene llena y los pacientes se atienden antes, sin que tu equipo tenga que hacer esas llamadas.
Esta guía te lleva paso a paso por la configuración.
Antes de empezar: el centro que elijas debe tener una integración de calendario activa (la conexión con tu sistema de citas). Si no la tiene, configúrala primero: sin ella el optimizador no puede leer tu agenda.
Paso 1. Crear el agente
Ve a Agentes y pulsa Añadir agente.
Elige el tipo Optimizador de agenda.
Ponle un nombre que reconozcas (p. ej. «Relleno de cancelaciones de Neuro»).
Selecciona el centro para el que trabajará.
Guarda. Llegarás a la página de configuración del agente, organizada en pestañas: Configuración, Avanzado, Huecos detectados y Lista de espera (según tu rol, puede aparecer además una pestaña Revisión de uso interno).
Cómo se comporta el agente en las llamadas
Cuando se libera un hueco en la agenda, el agente se pone en marcha solo. Esto es lo que hace, paso a paso:
A quién llama y en qué orden
Llama a los pacientes de la lista de espera de uno en uno, nunca a varios a la vez. Así nunca hay dos personas aceptando el mismo hueco a la vez (evita dobles reservas).
El orden es por antigüedad en la lista: primero el paciente que lleva más tiempo esperando.
Solo llama a quien encaja con ese hueco: respeta el doctor preferido del paciente (si lo indicó), su fecha límite y los filtros de candidatos que hayas configurado.
En cuanto un paciente acepta, deja de llamar al resto por ese hueco.
Si un paciente no contesta o la llamada queda sin respuesta clara, el agente lo reintenta según el Máximo de rondas de reintento y el Tiempo entre reintentos que configuraste. Si un paciente ya dijo que no a ese hueco, no se le vuelve a llamar por él.
Qué ofrece
El agente ofrece un hueco concreto: una fecha, una hora y un doctor en particular.
No busca alternativas ni negocia otros horarios, ni cambia el doctor, la fecha o la hora. Solo ofrece ese hueco. Si al paciente no le va bien, la llamada termina (con la pregunta de la que hablamos más abajo).
Al empezar, el agente se identifica siempre como asistente virtual y comprueba que habla con la persona correcta. Después explica el motivo de la llamada antes de pedir una respuesta.
Si el paciente ya tiene una cita (adelantar la cita)
Cuando el paciente ya tenía una cita más adelante, el agente le propone mover esa cita a un hueco anterior. Le menciona tanto su cita actual como el nuevo hueco, y si acepta, la cita se mueve al nuevo horario (no se crea una cita duplicada).
Ejemplo:
Agente: Hola, soy Carolina, el asistente virtual de la clínica. ¿Hablo con María García?
Paciente: Sí, soy yo.
Agente: La llamo porque se ha liberado un hueco antes de su cita. Veo que tiene cita el 22 de julio a las 10:00 con la Dra. Carvalho. Se ha quedado libre un hueco antes, el 3 de julio a las 12:30 con la Dra. Carvalho. ¿Quiere mover su cita a ese nuevo horario?
Paciente: Sí, mucho mejor.
Agente: Perfecto. Su cita queda movida del 22 de julio a las 10:00 al 3 de julio a las 12:30. ¡Que vaya muy bien!
Si el paciente no tiene cita previa (nueva reserva)
Si el paciente estaba en la lista pero sin una cita asignada, el agente le ofrece el hueco como una nueva reserva. Antes de confirmarla, le pide los datos imprescindibles que necesite la clínica para reservar.
Ejemplo:
Agente: Hola, soy Carolina, el asistente virtual de la clínica. ¿Hablo con Juan Pérez?
Paciente: Sí.
Agente: Le llamo porque tenemos un hueco el 3 de julio a las 12:30 con el Dr. Soler. ¿Le interesa?
Paciente: Sí, me viene bien.
Agente: Estupendo. [Le pide los datos necesarios y confirma la reserva.] Su cita queda reservada el 3 de julio a las 12:30. ¡Hasta entonces!
Si el paciente acepta o rechaza
Si acepta: el agente reserva (o mueve) la cita en la agenda al instante, se lo confirma y se despide. Ese hueco queda ocupado y no se hacen más llamadas por él.
Si rechaza: el agente no reserva nada. Le da las gracias y, antes de colgar, le hace una última pregunta importante (la siguiente).
Se le pregunta si quiere que le vuelvan a llamar
Cuando un paciente rechaza un hueco, el agente le pregunta si quiere seguir recibiendo avisos de futuras cancelaciones, por ejemplo: ¿Quiere que le sigamos llamando cuando se libere otro hueco antes de su cita?
Si responde que sí, sigue en la lista de espera (se mantiene como Recibe avisos) y podrá recibir nuevas ofertas cuando se libere otro hueco.
Si responde que no, se le marca como Sin avisos futuros y no se le vuelve a llamar.
Ejemplo:
Paciente: No, ese día no puedo.
Agente: Sin problema. ¿Quiere que le sigamos llamando si se libera otro hueco antes de su cita?
Paciente: No, mejor dejarlo como está.
Agente: De acuerdo, no volveremos a llamarle por este motivo. ¡Que tenga un buen día!
Cómo detecta los huecos libres
El optimizador compara tu agenda cada pocos minutos y considera como hueco libre tanto las citas que se cancelan o se eliminan como las que pasan a llevar una marca de disponibilidad (un texto como «LIBRE» o «no citar» que usáis para indicar que ese hueco queda libre).
Si en tu clínica no borráis la cita, sino que la renombráis con un texto para indicar que el hueco queda libre, configura ese texto en la pestaña Avanzado → Disponibilidad mejorada (campo Marca de disponibilidad). Sin esa marca, el optimizador solo detectará las cancelaciones reales. Tienes el detalle en el artículo «Disponibilidad mejorada: configura cómo tu agente ofrece huecos libres».
Paso 2. Datos básicos (pestaña Configuración)
Nombre del agente: identificador interno para localizarlo en el listado.
Voz del agente: la voz con la que llamará. Pulsa el botón ▶ de reproducir para escuchar una vista previa del mensaje de bienvenida con la voz elegida.
Centro asociado: el centro (con integración activa) sobre el que actúa. Campo obligatorio.
Paso 3. El mensaje inicial
El Mensaje inicial es lo primero que oye el paciente cuando el agente llama.
⚠️ Importante, requisito legal: según el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial (IA Act), es obligatorio informar al paciente de que está hablando con un sistema de IA desde el primer mensaje. Un buen ejemplo: Hola, soy el asistente virtual de la clínica. Le llamaba en relación a su cita…
Paso 4. Cómo y cuándo llama el optimizador
Estos ajustes controlan el comportamiento de las llamadas. Los valores por defecto funcionan bien para la mayoría de clínicas; cámbialos solo si tienes un motivo.
Ajuste | Qué hace | Por defecto |
Número de días para buscar huecos libres | Hasta cuántos días vista busca huecos. Solo se detectan huecos dentro de ese plazo desde hoy. | 7 días |
Antelación mínima (minutos) | Un hueco solo se ofrece si se libera con al menos esta antelación. Evita ofrecer una cita a punto de empezar. | 30 min |
Máximo de rondas de reintento por hueco | Cuántas veces reintenta llenar el mismo hueco antes de descartarlo. | 3 |
Tiempo entre reintentos (minutos) | Cuánto espera antes de la siguiente ronda si nadie aceptó. | 60 min |
Permitir llamadas en fin de semana | Si está desactivado, no se hacen llamadas los sábados ni domingos. | Desactivado |
Paso 5. Elegir qué huecos ofrecer (Filtros de candidatos)
Por defecto, el optimizador considera todos los huecos libres. Si quieres limitarlo, abre la sección Filtros de candidatos (en la pestaña Configuración) y restríngelo por:
Doctores
Especialidades
Tipos de cita
Mutuas
Franja horaria (por ejemplo, ofrecer solo huecos entre las 09:00 y las 14:00)
Cómo se interpreta: deja una categoría vacía para «sin restricción». Si rellenas varias, un hueco debe cumplir todas para ofrecerse (por ejemplo, un doctor concreto y la franja de mañana significa solo los huecos de mañana de ese doctor).
💡 El botón Configurar con asistente te permite describir lo que quieres en lenguaje natural y deja que el asistente ajuste los filtros por ti.
Paso 6. Construir la lista de espera
El agente llama a pacientes de esta lista. Hay tres formas de rellenarla: las dos primeras se hacen desde la pestaña Lista de espera; la tercera (autocompletado) se activa desde la pestaña Configuración.
a) Añadir pacientes de uno en uno (pestaña Lista de espera)
Pulsa Añadir paciente. Puedes elegir un paciente existente o crear uno nuevo (Nombre y Teléfono obligatorios). Opcionalmente puedes indicar doctor preferido, especialidad, fecha límite y si el paciente acepta cita online.
b) Importar una lista desde un archivo CSV (pestaña Lista de espera)
Pulsa Importar CSV para una carga masiva. El asistente tiene varios pasos:
Subir tu archivo
.csv.Mapear columnas: indica qué columna es cada campo. Nombre del paciente y Teléfono son obligatorios; el resto (identificador/CIP, doctor, especialidad, cita actual, fecha límite, acepta online) son opcionales.
Vista previa para revisar los datos antes de importar.
Resultado: verás cuántos pacientes se añadieron y cuántos se omitieron, con el motivo de cada uno (teléfono no válido, duplicado, ya en la lista, etc.).
c) Dejar que el optimizador añada pacientes solo (Autocompletado, pestaña Configuración)
En la pestaña Configuración, debajo de los filtros de candidatos, activa Añadir pacientes futuros automáticamente y cada día el sistema revisará las citas futuras y añadirá a la lista a los pacientes que cumplan los filtros, para poder ofrecerles huecos anticipados cuando se liberen.
Ventana de búsqueda: elige el rango de días futuros a revisar (por defecto, del día 7 al día 30 desde hoy).
Usa los mismos filtros de candidatos del Paso 5, así que conviene configurarlos antes.
Paso 7. Gestionar la lista de espera
En la pestaña Lista de espera ves a todos los pacientes en cola, con su estado (Activa, Pausada, Resuelto, Caducada, Cancelada), cómo se añadieron (Manual o Automático) y si siguen recibiendo avisos (Recibe avisos o Sin avisos futuros). Puedes pausar, reactivar o eliminar a cualquier paciente en cualquier momento.
Si un paciente rechaza futuras ofertas durante una llamada, se marca automáticamente como Sin avisos futuros y no se le vuelve a llamar.
Probarlo antes de ponerlo en marcha
Dos botones te permiten comprobar la configuración sin esperar a las ejecuciones automáticas diarias (el agente debe estar Activo para usarlos):
Ejecutar snapshot ahora: lee la agenda al instante y crea candidatos con los huecos que encuentre.
Ejecutar autocompletado ahora: revisa las citas futuras al momento y añade a la lista a los pacientes que cumplan los filtros.
Resumen rápido
Crea el agente y elige un centro con integración de calendario activa.
Elige una voz y escribe un mensaje inicial que informe de que es una IA.
Si marcáis los huecos libres con un texto en la agenda, configura la Marca de disponibilidad en la pestaña Avanzado.
Ajusta el comportamiento de las llamadas (o deja los valores por defecto).
Opcionalmente, acota qué huecos ofrecer con los filtros de candidatos.
Construye la lista de espera (manualmente, por CSV o con autocompletado).
Usa los botones de prueba para confirmar que todo funciona y activa el agente.